Van procenten naar medewerkers: omdenken bij aanbestedingen

Social Return on Investment (SROI) bij aanbestedingen komt binnen de overheid steeds vaker voor. Provincies of gemeenten stellen als voorwaarde in een aanbesteding dat een bepaald percentage van de opdrachtsom aan social return moet worden besteed. Ook de gemeente Zwolle heeft SROI opgenomen in het beleid rondom aanbestedingen (april 2016).

Anders dan normaal
De onlangs gegunde opdracht voor postbezorging van de gemeente Zwolle aan Cycloon Post & Fietskoeriers is zo’n voorbeeld hiervan. Alleen ging het proces rondom deze aanbesteding net even anders dan normaal. Gerard Verelst, inkoopadviseur van ONS Shared Service Centrum legt uit waarom dit anders ging: “Wij kregen van de Zwolse politiek een tweeledige opdracht: besteed de post en postkamer volledig uit én zorg dat er zoveel mogelijk arbeidsplaatsen vanuit Wezo (de (voormalige) sociale werkvoorziening van (de regio) Zwolle) behouden blijven en te creëren. Dit was op zich voor ons al een unieke opgave, dat er in feite twee opdrachten waren.” Normaliter geeft de gemeente mee dat 5% van de opdrachtwaarde besteed moet worden voor SROI.

Denken vanuit medewerkers
Samen met projectleider Hettie Heijsen besloot Verelst om niet het percentage als uitgangspunt te nemen. “We hebben een analyse uitgevoerd, die gebaseerd was op de werkzaamheden die de mensen moesten uitvoeren tijdens een rustige periode”, legt Heijsen uit. “Daar kwam het aantal van 15 medewerkers uit. Dit aantal is opgenomen in de aanbesteding. En hoeveel percentage dat van de opdrachtwaarde is, dat mag de opdrachtnemer zelf aangeven. We hebben die 5% volledig losgelaten. Als we dat niet hadden gedaan, dan liepen we het risico dat er minder mensen dan 15 aan het werk zouden komen.’ Belangrijk bij dit proces was dat de voorwaarden zorgvuldig beschreven waren.” Verelst: “De meeste energie ging zitten in de punten en komma’s. Door de voorwaarden zo zorgvuldig mogelijk te beschrijven, zorg je voor een eerlijk proces.”
Zwolle neemt sinds 2013 SROI verplicht op in aanbestedingen boven de 200.000 euro (vanaf 150.000 euro is er een inspanningsverplichting). Samen met 13 gemeenten, UWV en sociale partners heeft Zwolle zich verenigd in Werkbedrijf Regio Zwolle. Jenny van de Weg van het werkbedrijf legt uit: “We willen een inclusieve arbeidsmarkt realiseren, door uitvoering te geven aan de afspraken uit het Sociaal Akkoord, en de realisatie van 125.000 banen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. SROI is één van de aanjagers voor die inclusieve arbeidsmarkt. Wij proberen zoveel mogelijk mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt mee te laten doen in het normale arbeidsleven.”

Verplichte winkelnering
Een ander uniek aspect in deze aanbesteding is de keuze van de mensen. “Normaal gesproken kijken we in dit soort gevallen naar mensen die in de kaartenbak van Zwolle of UWV zitten”, vertelt Heijsen. “In dit geval ging het om een detacheringscontract. Wezo had al medewerkers gedetacheerd bij Cycloon. Die mensen wilden we behouden. Dit kon voorgeschreven worden omdat Zwolle eigenaar is van Wezo.”

Uniek en bijzonder
“Het was een unieke en bijzondere aanbesteding voor ons”, vervolgt Verelst. “Vooral ook omdat de postkamer in Zwolle moest komen. Het is ondoenlijk om mensen met een arbeidshandicap naar een postkamer buiten Zwolle te sturen. Dus die voorwaarde werd ook in de aanbesteding opgenomen.”
“Er waren meerdere geïnteresseerden die tijdens de inlichtingenrondes vragen stelden,” vertelt Heijsen. “Uiteindelijk heeft alleen Cycloon zich ingeschreven.”

Voor Karin Kranendonk, commercieel manager van Wezo was de gunning aan Cycloon goed nieuws: “Wij werken al heel lang samen met Cycloon en hebben ook veel mensen vanuit Wezo aan het werk bij het postbedrijf. Mocht Cycloon de aanbesteding niet winnen, zouden de 15 medewerkers weer terug bij Wezo komen. Niet dat dat een probleem zou zijn, er is altijd werk voor hen, we zoeken dan een andere externe werkplek voor de mensen. Maar het is fijn dat ze kunnen blijven werken bij een bedrijf waar ze al zo lang aan het werk zijn.”
In principe blijven de medewerkers van Wezo conform het detacheringscontract in dienst bij Wezo. “Maar over 4 jaar is er een nieuwe aanbesteding. Dan wordt alles opnieuw bezien”, aldus Heijsen.

Aanbevelen
Zou Zwolle deze manier van aanbesteden aanbevelen aan andere overheidsorganisaties? “Absoluut. Het feit dat het om een overheidsopdracht gaat en dat we op deze manier een werkplek kunnen creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, maakt dat ik dit aan alle overheden zou aanbevelen”, aldus Verelst. Heijsen en Verelst zien één groot voordeel van de manier waarop deze aanbesteding is aangepakt: “Doordat we denken vanuit de opgave en niet vanuit de kaders, creëerden we mogelijkheden in plaats van onmogelijkheden.”

Bron: www.pianoo.nl

Gepubliceerd op 23-05-2016